? ? ? ? 第一步：初步策劃/預估預算 初步策劃：首先是你活動的目的是什么？

? ? ? ?屬五星級酒店三天兩夜國內(nèi)500強企業(yè)管理年會活動全案，其中涉及接引、住宿、例會、晚宴、表演，等環(huán)節(jié)（僅活動策劃公司），此檔次年會預算總費用在50W起步，大部分費用是場地的住宿、例會餐飲；? 預算：你要達到什么樣的效果？這個和你預算有很大的關(guān)系，預算多，能折騰的樣式的也多，作為甲方你第一需要對接的就是本公司負責人，再聯(lián)系酒店和活動策劃公司做出闡述活動大概規(guī)模結(jié)合三方建議估出大概預算上報審批；? 第二步：后勤人員組織和時間安排 做出具體工作職責表和時間進度表，留有足夠的時間準備，大型會議建議提前30天準備，給活動視覺設(shè)計留有足夠的時間，并且通知活動策劃公司比稿，把場地物料布置和表演部分外包出去； 一定要有書面執(zhí)行方案，總負責人，責任到人，定期例會通報進度。? 第三步：酒店選址 參考多家市內(nèi)同檔次酒店，并逐一實地調(diào)研，建議參考交通便利，離市中心區(qū)遠的高檔酒店；而且最好能試吃試住，酒店定好后帶活動策劃公司實地測量場地，并和公司行政部門確定與會人員名單，交于活動策劃公司設(shè)計邀請函，并送出。? 第四步：會議物料布置和與會用品采購 這兩個可以交給專業(yè)的活動策劃公司和本集團采購，? 第五步：會議 提前一到兩天多開彩排會議，保證隨時有問題隨時有人解決，其實以我個人的經(jīng)驗來看，只要前期策劃方案做的夠詳細，中間執(zhí)行環(huán)節(jié)不拖延，基本上沒有太大問題，如果對活動全案不了解，請參考活動策劃公司策劃經(jīng)驗。?

? ? ? ?在日常工作中，會議可謂家常便飯。會議形式多種多樣，除了管理層和高層領(lǐng)導參加的管理會議、董事會議、部長會議等正式會議以外，還有日常非正式的碰頭會議，以及單向匯報類的報告會、發(fā)表會等。如果仔細數(shù)數(shù)每天開會的次數(shù)，你會驚訝地發(fā)現(xiàn)會議如此頻繁，就連我自己有時也會一天參加四五場會議。至于管理層領(lǐng)導則更忙了，有的領(lǐng)導要么每天都在開會，要么一整天一整天地長時間開會。?

? ? ? ?盡管參加了如此多的會議，可是倘若問及會議成果如何，恐怕大多參會者都會持否定態(tài)度。大多數(shù)人不是因為喜歡而參加會議，而是不得不參加會議。他們雖然身處會場，心里卻惦記著下一場會議或者其他工作的進展情況。說到這里，為何許多人都不喜歡開會？這是因為大部分會議都很

? ? ? ? 那么會議為什么會無聊呢？一言以蔽之，是因為會議設(shè)計得不好。其實某種程度上會議和派對、集會相似。如果是精心準備的派對，主持人會非常注意派對的流程，安排一些引人發(fā)笑的娛樂節(jié)目，令眾人一直保持興致盎然。除了在臺上演講以外，還會設(shè)計互動時間。不僅如此，會場還設(shè)有走動區(qū)域，避免眾人因長期久坐而感到疲乏。?

? ? ? ? 如果是參加這種精心設(shè)計過的派對，想必大家必然能夠度過一段快樂的時光。這樣一場派對不僅能令大家更加團結(jié)和睦，還能增進大家對主辦者的好感，其益處真可謂不勝枚舉。反之，假如派對設(shè)計得非常糟糕，恐怕只會給大家留下很壞的印象。會議在這一方面與派對極為相似。?

? ? ? ?? 無法設(shè)計會議的原因??

? ? ? ?倘若會議氣氛不夠熱烈，就不會取得太好的成果。即使勉強大家列席無聊的會議，大家也不會因此產(chǎn)生積極協(xié)作、共同努力、主動參與等意愿，更不必奢望熱火朝天地討論議題、各種點子層出不窮的情形了。長年為諸多公司提供咨詢服務(wù)之后，我甚至會產(chǎn)生疑惑：「會議冷場」是否應(yīng)該被放入各個公司的經(jīng)營課題的根基部分？毋庸贅言，「會議冷場」是一種非常糟糕的狀態(tài)。那么，會議為什么會冷場呢？?

? ? ? ? 我個人認為，有以下 4 種原因?qū)е氯藗儫o法設(shè)計出氣氛熱烈的會議。?

? ? ? ? 1. 很多人缺乏「自己正在開會」這個意識。他們沒有充分意識到自己正在開會，而是認為大家只是單純聚集在一起聊天。

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? ? ? ?2. 沒能明確區(qū)分議題與論點。一般情況下，每個會議都有自己的議題。可是，議題與論點是兩個概念，有了議題不見得就確定了論點。

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? ? ? ? 3. 把「整體方案」和「本次方案」混為一談。企業(yè)方案的規(guī)模往往很大，這種大方案不是一次會議就能全講完的。?

? ? ? ? 4.沒能把握對方的邏輯，因而未能順著對方的邏輯進行解說。要想獲得對方的理解，演講時應(yīng)當站在對方的角度，思考對方是否能夠明白自己想要傳達的內(nèi)容。這點尤為重要。如果在會議上忽略了對方的心情，一味按照自己的喜好演講，恐怕對方就不會輕易接受我們的方案。?

? ? ? ? 接下來我將詳細解說以上 4 種原因。?

? ? ? ?1. 缺乏「自己正在開會」的意識??

? ? ? ? 首先，第一種原因是很多人沒有充分意識到自己正在開會?！笗h不是隨隨便便聚在一起聊天」，聽到這里，恐怕大多數(shù)人都會覺得這是廢話?？墒?，大家在參加會議時是否已經(jīng)做好了心理準備，「一定要在這次會議上決定某事」「一定要在規(guī)定的時間內(nèi)完成某事」呢？其實很多情況下，人們往往分不清自己到底是在開會還是在聊天。?

? ? ? ?我認為，兩個人以上聚在一起商討就可以稱為會議。雖然這個定義聽起來有些極端，但是考慮到我們在公司的每分每秒都有報酬，因此沒有時間講廢話。工作時間中的所有溝通都應(yīng)與工作相關(guān)，并且應(yīng)當注重溝通的效率。然而問題在于，幾乎所有公司都把會議的定義局限于「為某種特定目的而專程召集眾人召開的正式會議」。?

? ? ? ? 有些會議的目的非常明確，比如「新款產(chǎn)品的研發(fā)討論會」「新項目的概念討論會」等正式會議都有著明確的議題，專門召集眾人集合，事先也已做好了充分的準備，起承轉(zhuǎn)合都很明確。?