? 如果覺得實在比較復(fù)雜，建議找專業(yè)的的活動策劃公司。因為設(shè)計，物料，攝影，策劃，交通，場地如果沒有專心分工的話是很費時間和精力的。?

? ? ? 提問是“行業(yè)會議”，或許我剛好可以回答。但樓主提問并沒有強調(diào)是收費的會議，還是免費的會議、主辦方的背景，以及舉辦會議的目的是什么。因為，這會直接影響到嘉賓邀請、與會人員落實這塊投入的時間和精力。可以這么說：?

? 如果主辦方是權(quán)威的政府機構(gòu)、大型的行業(yè)協(xié)會，或者是主流的媒體，在這兩塊應(yīng)該是比較容易；? 免費的會議在請參會人員這塊會相對比較省力，也比較容易快速做起規(guī)模；? 舉辦的目的是一場大型的論壇、賺錢的論壇、有影響力的論壇還是改變行業(yè)的論壇，這些不同的出發(fā)點也會影響甚至決定我們路徑的選擇及最終論壇的模樣。??

? 這里舉例的是我們Simba Events的 FBIF食品飲料創(chuàng)新論壇 模式，F(xiàn)BIF沒有政府、協(xié)會支持，沒有任何背景，公司團(tuán)隊大部分為90后，創(chuàng)始人可以說都是“草根”出身，但團(tuán)隊執(zhí)行力是比較強悍的。另外，F(xiàn)BIF是收費的論壇，除了重要合作伙伴贈送少量免費票，其余全部收費（占99%），單張門票5800-6800元。請嘉賓的難度較大，時間、人力投入也相應(yīng)較多。?

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?最近在做論壇的總結(jié)，梳理了我們公司的發(fā)展歷程。上數(shù)據(jù)：FBIF論壇從2014年第一屆的270人，2021年450個，然后逐年增長到2021年的2000人，年均增速在60%+。?

? ?這里我只能簡單總結(jié)我們的執(zhí)行思路（列舉難點）和流程，穿插推薦分享部分文章作為延伸閱讀，更深入的執(zhí)行，建議還是對每一塊都有系統(tǒng)的研究，或者找到專業(yè)的合伙伙伴來執(zhí)行，例如，我們銷售部Research的模塊就有8個細(xì)分課程，超過6萬字的培訓(xùn)，而Research僅僅只是銷售部其中一個模塊。?

? 思路和流程? ?首先，出發(fā)點和使命（價值觀）決定路徑與最終結(jié)果。?

?其次，論壇的準(zhǔn)備工作是一項系統(tǒng)的工程，需要各部門的密切配合，樓主問題里其實已經(jīng)涵蓋了會議主辦方主要的部門：策劃、銷售、會務(wù)，但要做到優(yōu)秀，需要市場部、媒體合作部等更多部門配合。?

? 大型的行業(yè)論壇的定義：? ?在分析策劃部和銷售部之前，有必要定義 大型的行業(yè)論壇 ，一個行業(yè)論壇能夠舉辦成大型的論壇，必然有2個要素：“眾星云集”+影響力。?

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?眾星云集：即產(chǎn)業(yè)鏈里的主流企業(yè)的高層必須出席（我們內(nèi)部的形象舉例是召開世界經(jīng)濟論壇如果沒有美國、中國、日本、德國出席，全都是落后小國，那是個笑語），并且，要有足夠多的且重量級行業(yè)嘉賓參與，比數(shù)樓主列舉的500人（級別不能太低），也算是規(guī)模可以的行業(yè)論壇。嘉賓主要是策劃與銷售部邀請的，因此，策劃與銷售必須往兩個方向努力： 主流的企業(yè)+高層 。這部分是相對明確，可以量化的。?

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?影響力：這是無法量化的部分，但從表面上來看，可以拆解為有大量行業(yè)大咖參與、有大量業(yè)內(nèi)人士關(guān)注、有大量權(quán)威媒體的報道等等。但真正決定影響力的還是在于論壇本身的內(nèi)涵。一個大型論壇可能在行業(yè)人看來最遺憾的在于有大咖云集，但分享的內(nèi)容基本上沒有什么干貨，或者分享者活動策劃太多，再或者大多數(shù)演講者照本宣科，會場令人昏昏欲睡。?

?那么，怎樣的會議有內(nèi)涵？按照我們的理解，論壇一定要有有價值的內(nèi)容。這里就要明確我們的初衷和使命，如果我們的目標(biāo)僅僅是“大型的論壇、賺錢的論壇”，那就淪為為開會而開會，我們的所有指標(biāo)可能都是可以量化的，我們所有的思考方式就變成怎樣快速吸引更多人報名、怎樣快速談下更多、更大的贊助商。?

?但如果是為了“影響和改變一個行業(yè)”那么，我們的目標(biāo)就變了，進(jìn)而我們的行為也會發(fā)生改變。我們始終思考的就是怎樣讓會議內(nèi)容有價值。怎樣才是有價值的內(nèi)容？可以初步拆解為：?

? 有最新趨勢；? 行業(yè)創(chuàng)新理念與案例；? 討論行業(yè)關(guān)注度高及對未來產(chǎn)生重大影響的話題。? ?關(guān)于這一部分，我們在策劃部分工里進(jìn)一步延伸。?

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?部門分工??

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? 一、 策劃部：? ? ?

?策劃部負(fù)責(zé)演講嘉賓邀請與話題撰寫以及會議演講內(nèi)容與流程的把控。?

?策劃的重點是議題建設(shè)與嘉賓的邀請（講什么，由誰來講，這兩點構(gòu)成了會議的最基本的 內(nèi)容 ），F(xiàn)BIF論壇在2021年450人規(guī)模的時候需要邀請的嘉賓數(shù)量在41人（論壇為第一天全體大全，第二天有2個同時舉行的分論壇），其中50%左右是老外嘉賓，所以，需要全球邀請。并且嘉賓級別大多數(shù)是在CEO、副總裁（這就符合前述關(guān)于“產(chǎn)業(yè)鏈里的主流企業(yè)的高層必須出席”的要求），食品行業(yè)里全球百強企業(yè)80%都是國外的企業(yè)，我們的嘉賓里必須有重量級的企業(yè)，如雀巢、百事、可口可樂、喜力等這樣企業(yè)的全球高層，而國內(nèi)企業(yè)里必須有伊利、蒙牛、農(nóng)夫山泉等這些企業(yè)的高層。但這部分是解決可量化的“眾星云集”的一部分。?

?這樣的有規(guī)模的論壇其實各行各業(yè)里都有很多，為什么很多業(yè)內(nèi)人還是不屑于參與呢？因為，僅有光鮮的外表，但缺乏內(nèi)涵。內(nèi)涵怎樣打造？這里要明白我們客戶最根本的訴求?？蛻魠⑴c行業(yè)會議，訴求無非2點：社交+學(xué)習(xí)。社交非常容易理解，也是大部分論壇本身具備的基本功能，但問題在于學(xué)習(xí)，那么，學(xué)習(xí)什么？?

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?前述對于“有價值的內(nèi)容”：?

? 一定有最新趨勢；? 行業(yè)創(chuàng)新理念與案例；? 討論行業(yè)關(guān)注度高及對未來產(chǎn)生重大影響的話題。? ?在這里，策劃的要求就是“ 要比行業(yè)的人更看得清未來的方向 ”，這意味著策劃要在眾多企業(yè)與嘉賓中“選擇對”方向，當(dāng)然，我們不必強求100%的對，也永遠(yuǎn)不可能，但策劃始終要有自己的見解和態(tài)度，不必滿足所有人的訴求。?

?大部分的人，或者未深入了解及理解行業(yè)的人，會簡單粗暴的認(rèn)為，公司規(guī)模大，排名靠前，他們的方向自然就代表著行業(yè)的方向，如果這樣執(zhí)行上就是一個可怕的方向。所以，對于策劃來說，需要深入了解一個行業(yè)，又能在宏觀上把握行業(yè)的大勢。基于對行業(yè)、企業(yè)的理解后，再判斷誰能代表行業(yè)的方向與趨勢?；谶@一點，F(xiàn)BIF論壇其中一個亮點產(chǎn)生了，我們策劃部請了很多全球各地，也包括中國本土的新興企業(yè)，甚至是不知名的企業(yè)、級別不高的基層執(zhí)行人員，理由很簡單：“創(chuàng)新往往崛起于邊緣：最前沿的創(chuàng)新往往不是來自于大公司，而是崛起于邊緣”。一個論壇演講既有主流的代表行業(yè)方向的品牌方、新興的創(chuàng)新型企業(yè)、又有優(yōu)秀的主流供應(yīng)商（包括咨詢公司、市場調(diào)研公司）及創(chuàng)新型的供應(yīng)商，那么，嘉賓的的構(gòu)成就是相對完整的。?

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?以上的判斷與選擇，都是基于“影響和改變一個行業(yè)”的價值觀，很顯然，要選擇小的企業(yè)甚至不知名的企業(yè)，可能的結(jié)果是不“叫座”，選擇最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商就意味著要放棄很多演講的贊助（收入），當(dāng)然，我們認(rèn)為這僅僅是短期的，從長期來看，好品質(zhì)的會議，必然會積累起口碑。?

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?前面確立了論壇的內(nèi)容：講什么+誰來講。至于嘉賓具體怎么去講更生動、更吸引人，這又是另一項技術(shù)活，網(wǎng)上應(yīng)該有很多演講技巧的教程，這屬于策劃與嘉賓溝通的問題了。?

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?策劃在這塊工作流程大致是：?

? 調(diào)研行業(yè)熱點話題? 洞察行業(yè)趨勢? 搜集潛在的嘉賓信息? ?聯(lián)系嘉賓? ? Pitch嘉賓? ?溝通話題? 跟蹤行程? 現(xiàn)場嘉賓服務(wù)? 會后服務(wù)與會后總結(jié)? ?（加粗部分對于普通的會議公司而言是最大的難點，也最耗時，很多大牛需要長期跟蹤）?

?推薦文章： 不足3個銷售配置的團(tuán)隊如何做出一個608萬的會議？ 這是Simba Events（成都辛巴商務(wù)咨詢有限公司）創(chuàng)始人兼策劃總監(jiān)Bella（貝拉）2021年寫的文章，里面大部分是關(guān)于策劃的工作，另外，2021年會議的業(yè)績超過1100萬）?

? Simba Events董事長貝拉：90后會議人，如何策劃一場千萬級的會議 ：貝拉于2021年8月2-3日在賽諾迅學(xué)習(xí)型活動策劃組織者交流大會上作的演講（內(nèi)含部分PPT）。?

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? 二、 銷售部：??

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?銷售部負(fù)責(zé)與會人員邀請及落實（收門票費）、活動策劃以何種形式出現(xiàn)（賣贊助）。?

?關(guān)于會議“產(chǎn)品”的定義，大部分的人可能會理解為“演講內(nèi)容+演講嘉賓”，但在Simba Events關(guān)于會議產(chǎn)品的定義里是包括現(xiàn)場出席的參會嘉賓。并且，在Simba的銷售部，每個人都有“質(zhì)量”的責(zé)任。在一個行業(yè)論壇里，什么樣的參會嘉賓根本決定了質(zhì)量？我們定義為“品牌方”，在食品行業(yè)非常好理解，是甲方企業(yè)，例如：雀巢、百事、農(nóng)夫山泉、伊利等企業(yè)是品牌方，而“非品牌方”是包裝、配料、設(shè)備等企業(yè)。品牌方的參與決定了一個論壇真正影響的群體，并且也決定了“非品牌方”參與的積極性，也是非品牌方愿意贊助一個論壇的最根本的因素，因為沒有人愿意贊助一個全部都是自己競爭對手會議，或者都是供應(yīng)商參與的行業(yè)論壇。?

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?那么，基于以上，銷售部的工作職責(zé)和流程大致是：?

? 收集品牌方全球、國內(nèi)百強客戶信息? 電話、郵件、微信等各種方式邀請客戶參加論壇? Pitch嘉賓參會? 贊助商邀請（注意，強烈建議在邀請品牌方之后執(zhí)行）? 售后跟進(jìn)? 現(xiàn)場服務(wù)? 會后服務(wù)與會后總結(jié)? ?銷售的難點同樣在于嘉賓的邀請與Pitch這塊，贊助商的邀請只要在品牌方搞定之后，相對簡單，很多會主動尋求贊助，甚至不需要pitch。?

?進(jìn)一步回答樓主的問題“活動策劃以何種形式出現(xiàn)等”，一個論壇的贊助形式非常豐富，但對于贊助商最在乎的只有兩項“演講+展臺”，其他的有座位貼、易拉寶、現(xiàn)場視頻播放、主持人贊助、冠名贊助等等，這些信息在各類的會議上可以非常容易找出來。?

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?推薦相同的文章： 不足3個銷售配置的團(tuán)隊如何做出一個608萬的會議？ 這是Simba Events創(chuàng)始人兼策劃總監(jiān)Bella（貝拉）2021年寫的文章，里面有一部分是關(guān)于銷售的工作）?

? 三、 市場部與媒體合作部：??

?市場部與媒體合作部這兩塊可以看階段來決定是否加入。如果論壇在初始階段，確實作用并不明確，因為，沒有初級產(chǎn)品出來、沒有用戶、沒有公關(guān)，談不上營銷。但市場部與媒體合作部的作用在于長期的影響力，對于項目的培育而言，是非常值得的投入。因為一個大型及有影響力的論壇，如果沒有背景，很難一炮打響（像烏鎮(zhèn)峰會），需要多年的積累。?

?這里也只簡單講市場部和媒體合作部的意義。我們知道銷售一般只能“點對點”的進(jìn)行，效率相對比較低的，如果沒有口碑的爆發(fā)，銷售能夠邀請的嘉賓數(shù)量是有限的。但市場部和媒體部就不太一樣，他們可以直接影響到“面”，因此，市場部如果尋找或者發(fā)現(xiàn)重要的方向，可能會給項目帶來質(zhì)的改變。?

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?FBIF經(jīng)歷成功轉(zhuǎn)型是在項目初期郵件營銷替代了傳統(tǒng)的電話營銷，讓效率有了質(zhì)的提升，所以，在人數(shù)沒有增加的情況下，單個銷售的業(yè)績卻大幅度提升，這背后實際上是市場部的力量。?

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?媒體部的作用是非常潛移默化的，基本上短期內(nèi)看不出效果。但媒體部的價值在于幫助論壇把演講的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成文字、視頻、圖片傳播出去，讓價值得以流傳，影響到成千上萬個人。前面我們定義了大型行業(yè)論壇，它是有主流企業(yè)的高層參與，那么，大部分的分享是非常有價值、起到風(fēng)向標(biāo)作用的內(nèi)容，也對行業(yè)的人非常有吸引力。?

? ?

? 四、會務(wù)部：??

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?樓主提到“租賃場地、物料準(zhǔn)備、會場時間及進(jìn)度掌控及合理分配人員”。?

?對于會務(wù)部而言，主要的職責(zé)是保障會議能夠順利的舉行，對現(xiàn)場嘉賓的體驗負(fù)責(zé)。會務(wù)部可以理解為策劃的延伸，確保策劃的項目能夠最終落地。為確保有效的執(zhí)行好會務(wù)工作，我們也需要將工作分解為幾個模塊，并且，每個模塊都應(yīng)系統(tǒng)化、專業(yè)化的執(zhí)行。下面是我們一些重點的舉例：?

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?1. 客戶信息管理：嘉賓信息登記、通知與簽到；?

?2. 供應(yīng)商管理：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的洽談，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的對接與管理。供應(yīng)商主要包含：酒店、搭建、同傳、錄音、速記、攝影、印刷等。?

?3. 物料管理：準(zhǔn)備會議相關(guān)物料，會前、會中、會后的物料管理；?

?4. 贊助商服務(wù)：贊助商權(quán)益的跟蹤與落實；?

?5. 會議現(xiàn)場管理與執(zhí)行：組織布置會議室，并確定各項設(shè)備、物料、人員的到位情況；?

?6. 人員管理：合理的組織安排會場工作人員，對會場人員進(jìn)行管理培訓(xùn)。一般會議規(guī)模較大，超出全職的人員的管理能力的話，建議招募專業(yè)相關(guān)的學(xué)生志愿者參與。例如FBIF論壇就招募了食品專業(yè)的學(xué)生參與（例如江南大學(xué)，食品專業(yè)全國第一），這對于在校的學(xué)生而言是非常好的接觸行業(yè)的機會。并且，凡專業(yè)較好的學(xué)生，素質(zhì)普遍非常高，可以大幅度提升現(xiàn)場服務(wù)的質(zhì)量。?

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? 五、設(shè)計部：??

? ?會議現(xiàn)場的大部分物料是需要經(jīng)過設(shè)計的。包括大會的背景版、簽到臺、播放的PPT背景、所有現(xiàn)場露出的物料。設(shè)計做得好，非常容易提升會議的檔次。目前大部分的行業(yè)會議設(shè)計都非常粗糙，或者說是沒有“設(shè)計感”，設(shè)計應(yīng)兼顧實用、體驗和美觀，在Simba的原則里，實用>體驗>美觀。這樣做的好處是，讓設(shè)計融入為會議的產(chǎn)品，并且有溫度。?