會議從籌備到善后，有一系列會議秘書工作（也叫會務工作），會務工作做得好壞，是影響會議質(zhì)量和會議效果的重要因素。會務工作包括秘書工作和行政事務工作兩部分，重要會議還包括安全保衛(wèi)工作。1.如果是前期的工作，可能會涉及到招商的工作，即會務邀請。
2.會務地點的確定，可根據(jù)實際預算確定。
3.會場的安排與服務，秩序的管理等。

怎么做好會議服務

辦會是辦公室的重要職責，也是辦公室工作能力的具體體現(xiàn)。會議服務工作則是會議活動中的重要組成部分，是會議正常進行和取得預期效果的重要保證。　會前要譜好“曲”。會務工作人員必須制訂詳細的計劃，考慮和安排好方方面面的問題。在明確會議時間、地點、人員的基礎上，針對會前需要的準備工作要成立會議臨時籌辦機構，進行明確分工。對大型會議或規(guī)格較高的會議，一般要成立文秘組、宣傳報道組、會務組、翻譯組、后勤車輛保障組、安全保衛(wèi)組等工作小組，若有室外活動還應成立交通秩序管理組（邀請駐地公安交警配合）。不論會議規(guī)格高低、規(guī)模大小，都要對每一項任務、每一個細小的環(huán)節(jié)，每一項具體工作明確到人。會前檢查一般分為由領導人聽取大會各工作小組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，其中現(xiàn)場檢查是主要形式。會前檢查的重點是會議文件材料的準備、會場主席臺的設置和席卡的排放、會場服務人員的就位、會議播放唱片的檢查等。會中，要唱好“戲”。會中是從會議簽到至會議結束的這一時間。場前服務工作主要包括會議的簽到和材料分發(fā)、引導入座等工作。對規(guī)模較大、時間較長的會議，要制定場前服務方案，明確工作人員。對小型會議和時間較短的會議，都要進行會議簽到工作，以便準確統(tǒng)計到會人數(shù)，使主持人掌握情況。場內(nèi)服務主要包括會議記錄、同傳翻譯、錄音、攝像、照相以及其他會場服務。有頒獎活動的會議，要提前準備好獎狀或獎牌，組織好禮儀小姐對頒獎領導和獲獎人的引導。對要組織代表合影留念的大型會議，要落實好拍照的時間、地點，請攝影師提前排好座位并貼好領導名單組織好拍攝。對大中型或重要會議，在會場內(nèi)要安排好值班人員，以便處理臨時事項，做到內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息。場后服務主要包括場外安全保衛(wèi)，預防其他突發(fā)性事件的發(fā)生，維護好會場秩序；安排與會人員的食宿；對照籌備方案與實際情況核實，看有無變動，以便做到臨時調(diào)整。會議服務人員要隨時為會議代表提供文秘及相關服務。會后要彈好“琴”。一方面要派專人負責了解與會代表返程時間和交通工具，協(xié)助購買機票、火車票；另一方面周密安排好與會代表的離會車輛送站工作。對個別因工作或其他原因需要暫留的代表，在住宿等方面要妥善安置，不使他們產(chǎn)生“會散茶涼”之感。會議結束應及時清理會議服務過程中所發(fā)生的有關費用，并根據(jù)會前預算進行嚴格核算，與費用發(fā)生單位準確結賬。將處理好的賬目明細單報請領導審批后送財務部門報銷。