展會活動策劃主要包括謀劃、構(gòu)思、設(shè)計的創(chuàng)造性活動等過程，成功的運作的指導是展會項目管理決策理智化、效能化、科學化的前饋依據(jù)和程序保證。展會活動策劃程序過程的階段劃分及其內(nèi)容可劃分為"確定目標"、"分析調(diào)查"、"產(chǎn)生創(chuàng)意"、"方案設(shè)計"和"效果評估"等五個階段。

一、確定目標

任何展會活動策劃都是面向應(yīng)用的學問,是設(shè)計性的診斷,而不是單純試驗性的診斷。一項策劃往往關(guān)系到一個活動、一個項目、甚至一個企業(yè)的生命,必須有的放矢、對癥下藥。因此,策劃工作的首要程序就是抓住問題的所在,找出目標。主題要實現(xiàn)的目標,這個目標是制作策劃方案的前提,也是論證并評價策劃方案的衡量標準,還是策劃方案實施控制和實施效果評估的依據(jù)。所謂策劃目標的確立就是針對策劃主題面臨的機會和威脅進行分析,在與此相關(guān)的影響因素和約束條件下,明晰目標。

二、分析調(diào)查

調(diào)查分析是展會活動策劃工作的基礎(chǔ),都是運用策劃的原理和方法分析自身的資源和面臨的環(huán)境狀況的策劃程序,診斷和調(diào)查都是對企業(yè)有關(guān)的信息進行分析和整理,為產(chǎn)生創(chuàng)意提供堅實的基礎(chǔ)。但診斷偏重對企業(yè)自身的判斷和分析,主要是找出問題;調(diào)查更加偏重對企業(yè)環(huán)境的分析和企業(yè)的經(jīng)營狀況分析,主要明確企業(yè)的機會和威脅點。任何成功的策劃都是在對大量信息的調(diào)查分析基礎(chǔ)上產(chǎn)生創(chuàng)意,形成方案的。

三、產(chǎn)生創(chuàng)意

創(chuàng)意是展會活動策劃的核心,也是策劃方案的生命和靈魂。那么,什么是創(chuàng)意?創(chuàng)意一詞最早來自于著名廣告人詹姆斯·韋伯·揚的廣告名著《產(chǎn)生創(chuàng)意的方法》,由此可見,創(chuàng)意最早源于廣告。一般的創(chuàng)意就是我們常說的"好主意、好點子"。但是,項目策劃的創(chuàng)意不同于"點子",因為創(chuàng)意不只是依靠個人的靈感,而是如德魯克所說的"一種可以組織并需要組織的系統(tǒng)性的工作"。因此,策劃的創(chuàng)意就是由策劃團隊組織運用策劃的原理和方法共同產(chǎn)生的創(chuàng)造性的意念、巧妙的構(gòu)思。

四、方案設(shè)計

經(jīng)過產(chǎn)生創(chuàng)意階段,展會活動策劃一般可形成多種概要性方案的框架,在此基礎(chǔ)上形成方案,可以運用創(chuàng)新技法謀劃達到目標的有效途徑,這就是設(shè)計并制作策劃方案。而策劃方案能否有效,還要經(jīng)過多種方案相比較作初步鑒別。這就必須制定多種可供決策者優(yōu)選決斷的策劃方案。

五、效果評估

策劃的評估是一項極其嚴肅而又復雜的工作,為使此項工作順利開展并獲得圓滿成功,就必須采用科學的總結(jié)評估方法。策劃實施的評估結(jié)果可以采用定性的評語式、定量的等級式和記分式,最后形成書面材料交給策劃主體雙方存入檔案,以便作為獎懲、查尋和為新的策劃提供參考依據(jù)。常用的有效方法主要有對比法、統(tǒng)計法、評議法和列表法。