對于新聞發(fā)布會,來的都是一些國內(nèi)知名媒體和知名人士,因此,對于會場的布置要格外注意,按照次序,安排好各方來賓,同時,要把新聞發(fā)布會的資料準備齊全,以免新聞發(fā)布會現(xiàn)場出現(xiàn)混亂的情況。
新聞發(fā)布會的席位擺放
擺放方式:發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺人員。需擺放席卡,以方便記者記錄發(fā)言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中,自己人靠邊靠后”。
現(xiàn)在很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席,貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。
擺放回字型會議桌的發(fā)布會現(xiàn)在也出現(xiàn)的較多,發(fā)言人坐在中間,兩側(cè)及對面拜訪新聞記者坐席,這樣便于溝通。同時也有利于攝影記者拍照。
注意席位的預留,一般在后面會準備一些無桌子的坐席。
發(fā)布會其他道具安排
最主要的道具是麥克風和音響設備。一些需要做電腦展示的內(nèi)容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網(wǎng)連接設備、投影幕布等,相關設備在發(fā)布會前要反復調(diào)試,保證不出故障。
新聞發(fā)布會現(xiàn)場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導引指示歡迎牌,一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業(yè)內(nèi)部安排發(fā)布會,也要酌情安排人員做記者引導工作。
新聞發(fā)布會的資料準備
提供給媒體的資料,一般以廣告手提袋或文件袋的形式,整理妥當,按順序擺放,再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體,順序依次應為:
1、會議議程
2、新聞通稿
3、演講發(fā)言稿
4、發(fā)言人的背景資料介紹。(應包括頭銜、主要經(jīng)歷、取得成就等)
5、公司宣傳冊
6、產(chǎn)品說明資料。(如果是關于新產(chǎn)品的新聞發(fā)布的話)
7、有關圖片
8、紀念品(或紀念品領用券)
9、企業(yè)新聞負責人名片(新聞發(fā)布后進一步采訪、新聞發(fā)表后寄達聯(lián)絡)
10、空白信箋、筆(方便記者記錄)
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