對組織來說，舉辦會議是一次十分重要的公共關系機會，借會議之機，群賢畢至，進行信息交流，十分有利于提升組織的社會聲譽。因此，重要會議的舉辦，必須要保證其成功與精彩，這需要公關策劃人員精心地策劃。

盡管會議舉行的時間往往由會議組委會確定，但一定會充分照料（承辦方）的情況。因而，組織一方面要與會議的委托方進行充分地磋商，另外組織也要考慮好自身的工作安排，使之盡量不影響其正常的工作運行。

毋庸置疑，重要會議的論題內(nèi)容是提前確定好的，但會議的主題卻可以體現(xiàn)承辦方的一些理念與訴求。會議的主題是指會議從主旨到內(nèi)容所體現(xiàn)出的一種思想或精神，是留給參會者對會議主辦者及承辦方的總體印象。因此，在舉辦會議時，必須提前確立會議主題，所有的策劃下作在這個主題下依次展開。

承辦會議，極為重要的是會議的接待工作。會議的參加者可能來自天南海北，差異極大，會議接待工作某種程度上成為會議是否成功的重要標準。在會議固定安排的議程之外，承辦方的策劃人員可以用心策劃議程外的一些活動，增加參會者的意外驚喜與滿意度。大型文藝演出。請專門的文藝團體表演與會議主題相符的文藝節(jié)目。旅游景點的游覽。聯(lián)系旅行社對著名風景區(qū)進行觀賞。參會人員的聯(lián)誼活動。其包括舞會、卡拉OK表演、戶外舞會等。對于承辦方的組織來說，可以通過事先的調(diào)查，精心策劃一些有新意而參與度高的活動，給所有參會者留下深刻的印象。

一般情況下，大型重要會議參會人數(shù)多、級別高、活動區(qū)域相對較大、會議用車較多，因而會議交通問題是要認真對待的。策劃者要事先設計好行車路線，有專人事先協(xié)調(diào)好交通部門，保證出行安全、順暢，不影響會議各項議程的順利進行。重要會議的舉行，需要媒體的配合。承辦方的策劃人員要與一些媒體記者進行聯(lián)系，確定媒體宣傳主題，擬定記者招待會的主要內(nèi)容，確定專人撰寫新聞稿件，把握媒體報道視角，注意突出組織的聲譽與形象，使會議的召開獲得最大的社會效應。

重要會議，主辦方及承辦方一般會有禮物相贈。恰當?shù)亩Y物會給與會者留下長久美好的記憶，而選擇不當?shù)亩Y物，則會影響與會者對會議的美好印象，甚至給主辦方及承辦方留下不好的感覺。因此，舉辦或承辦會議，也要認真考慮禮物問題。