活動(dòng)不可或缺的組成部分是指在進(jìn)行前期策劃時(shí)，不容置疑必須具備的部分。要想確定這些活動(dòng)要素，必須考慮以下幾個(gè)方面：
·硬成本，諸如機(jī)票、酒店、場地要求（工作人員進(jìn)場、安裝、拆卸、撤離以及供應(yīng)商儲(chǔ)貨、排練場、與會(huì)議或活動(dòng)主會(huì)場分隔開的現(xiàn)場辦公區(qū)等各方而的要求）、會(huì)議或活動(dòng)主會(huì)場的要求、用餐要求、具體活動(dòng)要求等，以及所有應(yīng)繳的稅費(fèi)、服務(wù)費(fèi)、許可證、保險(xiǎn)費(fèi)、通訊費(fèi)、員工薪酬以及管理費(fèi)（盡管這些成本有可能通過協(xié)商得到價(jià)格方面的優(yōu)惠，但是不管最終的活動(dòng)設(shè)計(jì)與活動(dòng)內(nèi)容是什么，所有各項(xiàng)成本都應(yīng)該進(jìn)行考慮）；
·是什么吸引了出席活動(dòng)的客人；·活動(dòng)的哪些方面會(huì)讓客人難忘；
·哪些方面能讓參與活動(dòng)的客人感觸良多。
活動(dòng)的某些必要成分并不取決于經(jīng)費(fèi)的多少，而是取決于情感指數(shù)以及令人心動(dòng)的程度。有些東西花費(fèi)不高就能輕易獲取，而還有些東西則需要花費(fèi)更多的心思、更周詳?shù)牟邉澮约案嗟馁M(fèi)用。在開始構(gòu)思活動(dòng)之時(shí)，必須將本次活動(dòng)的必要“成分”明確下來。在滿足活動(dòng)的根本需求的過程中，要根據(jù)經(jīng)濟(jì)與情感雙方面的價(jià)值取向，來全面思考每一項(xiàng)決定?；顒?dòng)要素是活動(dòng)設(shè)計(jì)的核心，其他活動(dòng)元素都要圍繞它們來展開。在列出各項(xiàng)活動(dòng)要素時(shí)，再制作一份提高方案，如果預(yù)算允許，提高方案可以令你的活動(dòng)提高一個(gè)檔次。