開始進(jìn)行活動策劃之后，用前面提到的Excel來制作費用表，列出各項擬訂預(yù)算。如此進(jìn)行得話就可以避免內(nèi)容設(shè)計在活動中不會超出預(yù)算，就會看起來很明白。你還可以了解自己處理經(jīng)費的情況，可以對各種不同備選方案進(jìn)行比較，并且還可以控制活動不超出成本指標(biāo)。例如將費用表制作完成之后，根據(jù)自己的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，就可以決定對于餐桌上的擺飾，而使用酒店免費提供的蠟燭（使用真蠟燭還是電蠟燭取決于酒店情況與消防規(guī)定），以便將錢節(jié)省下來為雞尾酒招待會做一些特別的安排。你的目標(biāo)是使活動別開生面、令人難忘，同時又不超出預(yù)算。大家必須得竭盡全力做到這一點。不要等到活動結(jié)束時才發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重超支。要經(jīng)常對賬每次出現(xiàn)了新的支出或者做出了任何修改或變動，都要對預(yù)算情況及時更新，這樣才不至于因為意外的費用而感到措手不及。
      由于活動內(nèi)容各不相同，所以費用表也并無固定的公式或格式。開始制作費用表時，將活動的整個過程從頭到尾考慮一遍，列出項目大納。記住要將搬運(yùn)設(shè)備、撤離活動會場、裝卸設(shè)備、排練等的費用計入預(yù)算。接下來再返回頭將具體費用填入表中。預(yù)算中的所有情況要毫無遺漏地全部記錄下來。不要接受口頭承諾。如今人事變動有如家常便飯，員工的流動性十分強(qiáng)，今天對你做出口頭承諾的人，明天可能已經(jīng)辭職不干了。

各項條款與要求均需有書面憑證。確保供應(yīng)商將合同中的內(nèi)容表述得清楚明白。即使是小費這樣看似不重要的小事也要交代得詳盡具體——小費是根據(jù)消費總額的一定比例折算出來，還是消費稅即為小費？這一部分費用還有可能會有所增加，尤其是涉及到餐飲時。同樣食品與酒水所要繳納的稅費也可能有所不同，因此不要自以為是地認(rèn)定稅費的金額。
      成都成都年會活動策劃公司在這里告訴大家一個小技巧：用Exccl制表記錄預(yù)算各項內(nèi)容，并及時的進(jìn)行更新。這樣不僅可以了解型預(yù)算相對的實時動態(tài)，還可以讓相關(guān)人員及時了解最新情況。
      從創(chuàng)意策劃階段進(jìn)人到正式的實施階段后，早先設(shè)計的活動內(nèi)容可能會出現(xiàn)變動。例如原計劃的普通迎賓酒會只需要使用開放式吧臺，并配備吧臺自帶的酒杯，之后迎賓活動改為特色酒會，為此還需要租用專用酒杯。這樣預(yù)算計劃就會受到影響，開支會像滾雪球一樣越滾越大。
      如果不能對費用表進(jìn)行及時更新，最后預(yù)算就會受到嚴(yán)重影響。如果費用表對費用的變動進(jìn)行隨時更新，那么在活動策劃時的預(yù)算與實際情況就不會有太大的差別。這樣的話如果活動開始時需要臨時增加一些內(nèi)容也能應(yīng)付自如，而且需要臨時增加內(nèi)容的情況也時常發(fā)生。此外還應(yīng)該了解了自己當(dāng)前的財政狀況，才能夠做出合理的決定。