本文作者將結合自己的實踐經(jīng)歷，與咱們共享：一場成功的年會終究應該怎樣策劃和履行呢?

　　各位市場部、品牌部、運營部的小伙伴們，立刻就10月了，你們是不是現(xiàn)已開端著手預備，或許規(guī)劃公司的年會了?

　　不要認為年會僅僅一場公司內(nèi)部的狂歡活動(假如是這樣，交給行政部妹子辦就好了)。作為既抗得起品牌、搞得定客戶、做得了活動的你，年會這么一個大展拳腳的時機一定要好好發(fā)揮，終究，往小了說，年末的績效點評它可占了至少一半的作用。

　　往大了說，假如辦得好，那將是一場調(diào)集客戶、協(xié)作伙伴、上下游公司的一場品牌活動，不只能夠增強搞好客戶聯(lián)系，為下年的協(xié)作做好根底，還能打造一場大張旗鼓的品牌勢能，顯示企業(yè)實力，提高職業(yè)影響力。也能減輕一下下一年開年的運營擔負。

　　說了這么多，那么，要到達如此多意圖的年會終究應該怎樣策劃和履行呢?上一年我地址的公司剛好舉辦了一場600人以上、活動現(xiàn)場非常順暢，而且廣受客戶及領導好評的年會。

　　先說說活動布景。公司是一個B2B渠道，能夠大致幻想成地產(chǎn)職業(yè)的阿里巴巴。上一年12月下旬，為了打造職業(yè)影響力，約請了供需雙方的實力客戶一同參加的成都年會策劃，首要活動內(nèi)容包含講演、論壇、頒獎三部分內(nèi)容。最開端估計參會人是300+。(后來發(fā)現(xiàn)熱度太高，直接參會人翻番)

　　先甩一張全體圖(由于一個活動觸及的內(nèi)容太多，這兒首要收拾計劃策劃及流程部分，不觸及構思方面)

　　(右擊，在新標簽頁中翻開即可查看大圖)第一步：承認活動計劃

　　所謂主線計劃是指，承認活動的首要內(nèi)容，其間包含但不只限于活動方針、活動時間和地址、活動辦法、活動大致流程。由于整個策劃案的細節(jié)都是以這幾方面作為中心點的。 1、活動方針：便是指想經(jīng)過本次活動到達什么意圖

　　詳細怎樣承認呢?

　　首先給活動定個基調(diào)，是品牌宣揚活動，仍是促銷活動，仍是用戶運營活動。由于不同的類型的活動承認方針的規(guī)范和維度不相同。就上一年的那次活動來說，更傾向于品牌宣揚活動，意圖是為了提高公司品牌在整個職業(yè)的知名度和影響力。

　　大方向的活動方針承認后，再分化方針?？紤]辦法是，經(jīng)過哪些方面能表現(xiàn)一個公司品牌的影響力呢?咱們首要考慮了以下幾個方面： 地產(chǎn)職業(yè)知名企業(yè)(開發(fā)商端+供貨商端)的參加數(shù)。咱們的點評維度是職業(yè)前20 地產(chǎn)職業(yè)定見首領的參加數(shù)。像王石這種大咖，以及百強地產(chǎn)職業(yè)總經(jīng)理等級人士 作為一個職業(yè)性盛會，有必要新的、搶先的觀念。所以需求邀約相關人士進行講演共享及論壇評論等 別的，本次活動作為線上評選的接受，需求針對供需雙方頒獎。以這個視點也能添加邀約嘉賓的砝碼。 2、活動辦法

　　經(jīng)過活動方針分化，活動辦法現(xiàn)已呼之欲出了。對應咱們的方針分化內(nèi)容來看，本次活動至少包含以下幾方面的內(nèi)容： 職業(yè)大咖講演及觀念共享，可分為開發(fā)商端大咖共享和供貨商端大咖共享。 論壇環(huán)節(jié)。經(jīng)過會集評論，碰撞出思想的火花。 現(xiàn)場頒獎。為了表現(xiàn)盛大性和權威性，能夠讓開發(fā)商端職業(yè)大咖給供貨商端頒獎，而且頒獎有必要有獎牌獎碑類的什物。 年會活動一般相當于慶功宴，咱們都需求對辛苦一年的自己坐一個犒賞。別的，頒獎這么熱烈的是，優(yōu)勢職業(yè)供需雙方都在場，組織一場晚宴是非常必要的。一方面把活動面向高潮，別的方面促進雙方的交流，添加活動的滿意度。 3、活動時間

　　需求考慮幾方面： 對參會人來說是否便利。許多公司都會進行一年的總結，假如有一個職業(yè)性的獎項，也是成果的表現(xiàn)，所以活動時間有必要選在大部分公司進行年終總結之前。 對作為主辦方的咱們來說，地址是否便利時間是否富余。一般來說本地作戰(zhàn)比較便利，在物資、人員分配以及本錢上，都能進行較好的把控。時間上，依據(jù)活動或許需求的大宗事項預備進行預估，一般來說，都是一個月。 承認公司的資源及預算。前面咱們剖析過，職業(yè)性大咖的約請將成為本次活動勝敗的要害，所以公司已有的人脈及企業(yè)資源首要會集在哪里，假如在廣深，那最好將活動地址定在廣深。別的預算上也需求考慮，異地作戰(zhàn)的話，各方面的費用都會添加。別的參會人的差旅住宿也是一大開支。

　　歸納以上幾方面的考慮，權衡之后作出你活動地址的挑選。 4、活動大致流程

　　活動辦法根本承認后，再進行細節(jié)的飽滿。首要考慮以下兩個方面： 活動的流通性。舉個極點的比方：聽了20分鐘講演，主持人說來咱們一同合個影，然后再坐回去接著聽，這典型不流通的。 人道的特色。人能夠高度會集精力的時間一般也就20分鐘，所以講演時間最好操控再20分鐘分鐘以內(nèi)。不間斷做相似作業(yè)的時間，大約是2-3個小時(比方說咱們讀書、上班，都是分上午和下午)，所以同一類型的活動需求不宜繼續(xù)超越3個小時，中心最好交叉其它類型的活動，以幫忙參加者放松。

　　經(jīng)過以上兩方面的考慮，咱們將活動流程飽滿至如下。 第二步：承認活動的落地計劃

　　一個活動能否成功，要害在于履行。當計劃承認那一刻，你會發(fā)現(xiàn)，歡喜轉瞬即逝，接下來便是壓力山大。由于要做的大巨細小的作業(yè)實在是太多了。這個時分，你就需求以下3大法寶。 1、獲得公司層面支撐，清晰自己的權力和職責

　　好幾百人的大會，不或許由一兩個人完結，全體需跟進事和分配的資源極大。這個時分，你能夠依據(jù)活動計劃，大致預算一下需求的人手以及觸及到的部分，獲得公司層面的支撐，并有公司層面宣揚由你擔任這次活動的總統(tǒng)籌，一切人有必要以這件事為先，聽你分配。

　　這兒有兩個要害點： 公司要了解這件事的重要性，需求你或許你的領導去交流和傳達。 一定要招集一切相關人，然后由公司層面宣揚由由你統(tǒng)籌。這樣你才干理直氣壯。 2、將活動計劃“進化”成落地計劃

　　在獲得統(tǒng)籌權力和公司支撐后，你需求合理運用這些人員和資源?；顒佑媱澲荒芨嬷蹅儯蹅兇蠹s要做一個什么作業(yè)，并不能讓咱們知道這個活動詳細要做什么事，什么時分做，以及要做到什么程度。所以落地計劃就非常重要了。這兒有幾個過程： 用活動計劃，告知咱們，咱們要做一件大事，做好了之后有什么作用和優(yōu)點。 用落地計劃，告知咱們，為了到達這些意圖，做成這件大事，咱們需求做123456這些事。1由誰擔任，2由誰擔任….每個小組需求達到一個什么樣的分方針，這件作業(yè)的要害點是什么，等等。 我將作為咱們強力的后臺，有任何疑問隨時找我。而我，也將隨時了解各位的發(fā)展狀況。 使命分化，職責到人，保證每個人清晰自己的使命。

　　注：這兒只截圖了一小部分 第三步：承認活動要害型元素：如酒店，并進行實地踩點(屢次!)

　　這點其實歸于前面的部分，之所以獨自拿出來說，是由于酒店作為整場活動的承載點，有必要確人好各項細節(jié)，才干進行下一步的組織。

　　1、預訂酒店：像五星級酒店，包容500人以上的酒店，提早2個月預訂能夠省十多萬

　　2、酒店硬件承認：是否裝備LED屏，酒店自帶的LED屏是否滿足大氣;音響作用，話筒;外接音響等設備接線是否便利;操控室在哪里，是否便利等等。

　　3、酒店裝修承認：是否有空間樹立燈火桁架，現(xiàn)場哪些當?shù)啬軌蚍挪季鞍?，哪些當?shù)啬軌蛸N海報等等。假如有些必要的當?shù)夭荒苜N物料，與酒店人員提早交流等。

　　4、一同還要留意，酒店方直接對接人員合作度怎樣，反響是否及時。由于到時分現(xiàn)場假如酒店合作慢，將引起巨大的問題。 第四步：活動前期預備

　　這兒包含三個部分，一是“硬裝”預備，一個是“軟裝”預備，還有一個是“活動人員”預備。 1、硬裝

　　“硬裝”首要是指活動現(xiàn)場“硬”的設備，如燈火、音響、屏幕切換器、LED屏等。這部分作業(yè)預備好了，活動流程的順暢進行就保證了一大半。

　　這部分作業(yè)的難點在于找到質(zhì)量好、服務好、合作度高的服務商。一般有兩種辦法，一是盤點公司或許自己手頭上已有的已協(xié)作過的服務商資源，二是發(fā)起公司一切人及自己的聯(lián)系尋覓新的服務商。首要要做到貨比三家，從店主獲取專業(yè)知識去比對西家的產(chǎn)品及報價，這樣才不容易被坑。 2、軟裝

　　“軟裝”首要是指活動現(xiàn)場的裝修性物料，如布景板、臺卡如座位卡報到卡等、海報、參會證、裝袋材料等等。這部分需求把控的是 承認現(xiàn)場全體的“裝修圖”，及現(xiàn)場物料怎樣擺放，一致規(guī)劃風格及必要元素(如LOGO、年會主題)。 各物料的原料、尺度、數(shù)量、價格、估計印刷時間等等。原料則需求特別留意的是，一定要打樣，親眼看到親手摸到才干定心。 3、活動人員

　　“活動人員”是指非公司內(nèi)部人員的現(xiàn)場活動人員，比方招待禮儀、節(jié)目扮演人員、安保人員等等。這部分人員也需求提早與相關服務公司承認，人員數(shù)量、參加時間、排演時間、扮演的詳細節(jié)目等等。為了保證活動全體水平，像禮儀的服裝、扮演的節(jié)目風格等等，都需求統(tǒng)籌人員進行最終的承認。

　　關于以上幾點，我的主張是，能夠讓服務商畫好現(xiàn)場樹立圖，如燈火服務商畫好現(xiàn)場燈火樹立圖，廣告物料服務商承認現(xiàn)場各種物料的擺放圖并標明尺度。當然，假如公司有預算，以上這些公司能夠悉數(shù)外包給策劃公司。但作為統(tǒng)籌人員的咱們，了解根本套路，才干不被策劃公司忽悠。 第五步：跑流程、現(xiàn)場物料最終承認及排演 1、跑流程

　　首要指兩個方面： 作為總統(tǒng)籌，需求不斷在腦海中收拾每個流程細節(jié)，幻想在腦海里開一場年會，自始至終走上幾遍。 當根本物料和人員裝備都預備好之后，拉上要害人員如主持人、各項目擔任人、要害環(huán)節(jié)作業(yè)人員一同跑幾遍流程。(這兒的要害環(huán)節(jié)是指你覺得或許出問題、雜亂的環(huán)節(jié))。

　　多跑幾遍并不斷調(diào)整其間或許呈現(xiàn)問題的當?shù)兀@樣能最大極限保證真實活動時的順暢進行。 2、現(xiàn)場物料最終承認有必要對照物料清單一個個核對

　　“硬裝”比較大，數(shù)量好清點，但假如某一項呈現(xiàn)疏忽將影響活動流程的順暢進行，如音響設備等。這種需求在排演時屢次試用承認，最好預備好備用計劃，如多備一套音響設備。

　　“軟裝”方面呈現(xiàn)大問題的或許性不大，但小問題如打印錯案牘等，解決辦法時相對大型物料提早承認，小型的廣告物料一般當天能緊迫做出來。 3、排演

　　排演咱們都懂，便是抽出一天時間將一切作業(yè)人員，硬件設備操作人員、成都年會策劃公司禮儀節(jié)目扮演等活動人員悉數(shù)拉到現(xiàn)場，依據(jù)活動流程悉數(shù)大致走一遍。

　　多說一句，非公司內(nèi)的作業(yè)人員，其他的或許會有費用發(fā)生，一般扮演人員都是按天結算的。 第六步：活動現(xiàn)場把控

　　假如活動前期預備比較充沛，一般來講現(xiàn)場呈現(xiàn)大問題的或許性不大。但老話說得好，“計劃趕不上改變”，做過線下活動的朋友都知道，現(xiàn)場總會多多少少呈現(xiàn)一些小問題。這兒，給咱們幾點主張： 1、樹立現(xiàn)場會務微信群

　　微信作為實時交流東西，能夠在微信群隨時了解遍地的狀況。也能夠把相關領導拉進去，由于領導在觸摸客戶過程中，能夠發(fā)現(xiàn)另一個視點的問題。隨時提要求，咱們能夠隨時調(diào)整。 2、要害項目擔任人有必要人手一個對講機

　　這與微信群互為補充，也是為了更快呼應現(xiàn)場的改變和需求。微信群用于全面了解現(xiàn)場的狀況，不管是誰反應的問題，不管問題巨細都能夠隨時了解。而對講機用于下達指令，讓各項目擔任人快速呼應，解決問題。 3、主持人周圍有必要有一個人幫忙

　　盡管前期的計劃、大致流程與領導過過，可是許多小細節(jié)其實領導在策劃過程中并不介意，但在現(xiàn)場或許隨時會提出改善定見，比方說茶歇提早10分鐘，主持稿的小改動等。主持人要時間堅持狀況，這些小細節(jié)就需求有人實時重視微信群，并承認好之后告知主持人。乃至預備好修改后的主持稿。 4、現(xiàn)場總統(tǒng)籌有必要呆在固定方位

　　現(xiàn)場總統(tǒng)籌與活動計劃的總策劃最好是一個人，這樣這個人能徹底知道現(xiàn)場各個環(huán)節(jié)的細節(jié)，也知道如果呈現(xiàn)什么問題，當即找到呼應的項目擔任人?？偨y(tǒng)籌主張長駐在設備操控區(qū)(放置屏幕切換器、電腦、音響設備操控的當?shù)?，現(xiàn)場任何作業(yè)人員有任何問題，都知道去哪里找總統(tǒng)籌，防止像無頭蒼蠅相同找不到詳細事項的擔任人。 第七步：活動收尾及復盤

　　活動總算順暢完畢了是不是松了一口氣?是的，能夠松一口氣，但第二口氣得立刻提起來。由于你還要拾掇現(xiàn)場、盤點剩下的物料、保證運送到位;結算服務商尾款、跟公司報銷;還有最最重要的一點便是：活動復盤。 1、一切作業(yè)人員都要參加

　　在我看來，活動復盤便是再做一次活動策劃，不同的是，你有了一次實實在在的經(jīng)歷。拉上一切的作業(yè)人員一同復盤看看哪里做得欠好，考慮怎樣改善，下次做的時分咱們還能夠做哪些提高;復盤哪里做得好，為什么做得好，下次是不是能夠更好。

　　有必要一切的有參加過的作業(yè)人員一同哦，由于每個人看到的視點不相同，考慮點不相同。最中心的是，只要其時做這件事的人，才真實知道這件事怎樣改善更好。 2、收拾要害服務商信息以備今后運用

　　服務商資源關于策劃來講，就跟客戶資源對出售相同重要。所以有必要樹立服務商信息庫，記載好聯(lián)系辦法，本次活動的服務水準，優(yōu)劣勢，主張復用程度等等。 3、編撰復盤總結，幫忙自己考慮

　　個人覺得，我認為我知道的，在寫出來的時分才發(fā)現(xiàn)自己并沒有想得很清楚。所以有必要構成相關的文字或許PPT總結。一方面幫忙自己考慮，另一方面能夠展現(xiàn)給一切作業(yè)人員，讓咱們下次能夠做得更好。